חמש דרכים למדוד מעורבות בקהילה

אי אפשר לשפר מה שלא רואים. יש חמש דרכים מעשיות לראות עד כמה הקהילה שלכם מעורבת. לכל אחת יש יתרונות ונקודות עיוורות משלה, והן עובדות הכי טוב בשילוב.

1. לנצל את הנתונים שכבר יש לכם

כבר יש בידיכם הרבה מידע על החברים: נתונים דמוגרפיים, נוכחות באירועים, תרומות, תשלומי חברות. השאלה היא אם אתם משתמשים בו. לעיתים קרובות אפשר להפיק ממנו תובנות חשובות די מהר.

כמה דוגמאות:

• התרעה מוקדמת. אילו משקי בית הגיעו באופן קבוע בשנה שעברה ובקושי מופיעים השנה?
• איפה אנשים נושרים. האם משפחות מפסיקות להגיע כשהילדים מגיעים לגיל מסוים, או אחרי השנה הראשונה שלהן כחברות?
• מי תורם, וכל כמה זמן. תדירות התרומות אומרת לכם יותר מהסכום, כפי שהמאמר הראשון בסדרה הסביר.
• מי עושה מה. אילו חברים מופיעים בלוח התורנויות, באירועים או באסיפה הכללית, ואת מי אף פעם לא ביקשו?

רוב המדדים במודל הניקוד שלנו (חברות, תרומות, תפילות, אירועים, ילדים באירועים, האסיפה הכללית וזמן שנתרם) אפשר לקרוא ישירות מרישומים כאלה. אם אתם מעדיפים לא לחפור בעצמכם, זה משהו שאנחנו יכולים לעשות בשבילכם.

יתרונות: הנתונים כבר קיימים, ולכן זה זול ומהיר.

חסרונות: זה לא אומר דבר על דעותיהם וערכיהם של אנשים. אין לכם את מה שאין לכם, והרישומים לא יכולים לספר למה מישהו הפסיק להגיע, או עד כמה הערכים שלכם תואמים את הערכים שלו.

2. סקרי דופק תכופים

סקר דופק הוא קומץ שאלות סגורות שלוקח פחות משלוש דקות למלא. שולחים אותו לעיתים קרובות, אולי כל חודש או כל רבעון, ושואלים פחות או יותר את אותן שאלות בכל פעם.

כמה דוגמאות לשאלות:

• "כמה התקבלתם בחום בבית הכנסת החודש?" (1 עד 5)
• "דיברתם עם מישהו חדש?" (כן או לא)
• "הערכים שהקהילה הזו מייצגת תואמים את הערכים שלי." (1 עד 5)
• "עד כמה סביר שתזמינו חבר לאירוע כאן?" (1 עד 5)

אפשר לשלוח את הקישור בוואטסאפ, או להציב קוד QR על המסכים כדי שאנשים יענו בלובי.

יתרונות: זה מראה מגמות. תשובה אחת אומרת מעט, אבל ציון שיורד מ-4.1 ל-3.6 בתוך שלושה חודשים מלמד שמשהו השתנה.

חסרונות: אנשים משתעממים מהם, ולכן שיעור התגובה יורד. צריך להסביר כל הזמן למה הסקר חשוב ומה עושים עם התשובות.

3. ראיונות

ראיונות הם יותר אנקדוטליים מסקרים, אבל מכמה בחינות הם מניבים מידע עשיר יותר. אפשר לקיים אותם בטלפון, בחמש עשרה עד עשרים דקות. בכל קהילה מלבד הקטנות ביותר תצטרכו לראיין מדגם.

כמה דוגמאות לשאלות:

• "מה הביא אתכם לכאן בהתחלה, ומה גורם לכם להמשיך לבוא?"
• "אם בית הכנסת היה נסגר מחר, מה הייתם מתגעגעים אליו?"
• "יש משהו שהייתם רוצים לעשות כאן ואף אחד לא ביקש מכם?"
• "מה הייתם אומרים לחבר שחושב להצטרף?"

בחרו את המדגם בכוונה. כללו כמה מהמתמידים, כמה שהתרחקו וכמה חברים חדשים יותר. אם תדברו רק עם מי שכבר אוהב אתכם, תלמדו מעט מאוד.

יתרונות: עומק. שומעים את הסיבות שמאחורי המספרים, במילים של האנשים עצמם.

חסרונות: זה לוקח זמן וקשה להשוות בין אנשים. חלק יגידו לכם מה שהם חושבים שאתם רוצים לשמוע, ולכן כדאי שהמראיין יהיה מישהו שאינו הרב או היושב ראש.

4. סקרים שנתיים או חצי שנתיים

סקר ארוך יותר, אולי עשר עד חמש עשרה דקות, שנשלח פעם או פעמיים בשנה. יש בו מקום לשאלות שסקר דופק לא יכול לשאת: איך אנשים משתתפים, במה היו רוצים לעשות יותר, ועד כמה ערכי הקהילה תואמים את ערכיהם.

כמה דוגמאות לשאלות:

• שמונת המדדים ממודל הניקוד שלנו, בנוסח של הערכה עצמית, כמו "אני מציע ומקדם באופן עקבי רעיונות יצירתיים שעוזרים לקהילה להתקדם."
• "מה מונע מכם לבוא לעיתים קרובות יותר?" (עם אפשרויות ותיבת טקסט חופשי)
• "באילו מאלה הייתם יכולים לראות את עצמכם עוזרים?" (תפריט של תפקידים)
• "מהו הדבר האחד שכדאי שנתחיל לעשות, והדבר האחד שכדאי שנפסיק?"

הגרלה או תמריץ דומה יכולים לעזור לשיעור התגובה.

יתרונות: אפשר לתמרץ אותו, והוא מספיק עמוק כדי ללכוד ערכים ושאיפות.

חסרונות: הוא פחות תכוף מסקר דופק, ולכן שומעים על בעיות באיחור. החליטו מראש אם התשובות אנונימיות: אנונימיות מביאה תשובות כנות יותר, אבל אז אי אפשר לקשר אותן לציון המעורבות של אדם מסוים.

5. מעקב אחרי אירועים

אחרי אירוע, פנו למי שהגיע בזמן שהוא עדיין טרי. הודעת וואטסאפ למחרת בבוקר עם שתיים או שלוש שאלות מספיקה.

כמה דוגמאות:

• "איך היה האירוע אתמול בערב?" (1 עד 5)
• "הייתם בוחרים להגיע שוב?"
• "הבאתם מישהו, והאם תזמינו מישהו בפעם הבאה?"
• "מה הדבר האחד שהיה משפר את האירוע?"

יתרונות: זה נותן עוגן ספציפי להתחלת שיחה. אנשים זוכרים את האירוע, ולכן התשובות שלהם קונקרטיות.

חסרונות: הטיית בחירה. שומעים רק את מי שהגיע, ולכן מפספסים את כל מי שהאירוע לא משך. אירועים שונים גם מעלים שאלות שונות, ולכן טופס אחד לא מתאים כמעט אף פעם. פשרה סבירה היא להשאיר שתי שאלות ליבה זהות בכל אירוע, כדי שאפשר יהיה להשוות, ולהוסיף שאלה אחת ספציפית לכל אירוע.

מחברים את הכול

שילובים של השיטות האלה עובדים הכי טוב, כי כל אחת מכסה את הנקודות העיוורות של האחרות. הרישומים אומרים לכם מה קורה, הסקרים אומרים כמה ובאיזה כיוון, והראיונות אומרים למה.

שני הרגלים חשובים יותר מכל שיטה בפני עצמה.

1. סוגרים את מעגל המשוב. מעגל משוב הוא תמיד הכרחי. ספרו לחברים מה שמעתם ומה שיניתם בעקבות זה. אם אנשים לעולם לא רואים תוצאות, הם מפסיקים לענות ומסיקים שהקהילה לא מקשיבה.
2. שומרים על עקביות. אפשר לשנות מעט את הגישה כדי לראות מה עובד, אבל שמרו על עקביות גבוהה בשאלות, בתזמון ובשיטה. אחרת אי אפשר לדעת אם המעורבות השתנתה או שפשוט שאלתם אחרת. שנו דבר אחד בכל פעם.

בקצרה

התחילו מהנתונים שכבר יש בידיכם, הוסיפו סקר אחד וכמה שיחות, ואז המשיכו לשאול באותה צורה. מדד שחוזרים עליו בעקביות ופועלים לפיו באופן גלוי יגיד לכם יותר ממדד מושלם שמשתמשים בו פעם אחת.